The world is changing at an ever-faster pace. At the Johannes Kepler University Linz, we work on technologies and the ideas of tomorrow on a daily basis. At the same time, we educate over 27,000 young people to meet the demands of today’s job market. In short, we are Upper Austria’s largest institution for education and research. Are you interested in being a part of shaping the future of Austria’s most attractive campus university? We currently have a job opening for a:

Referent*in Stellenplanung for a 20-hour/week (part-time), permanent position

Organizational unit::

Personalcontrolling und Personalabrechnung

Entry date::

ehestmöglich

Job Reference Number::

90130-2026-002065

:

Wir suchen Verstärkung im Bereich Personal in der Stellenplanung. In Ihrer zukünftigen Position erstellen und verwalten Sie Aktenvermerke, recherchieren die relevanten Unterlagen und monitoren den gesamten Bearbeitungs-, Freigabe- und Ablageprozess.

Job Duties::

Vorbereitung von Aktenvermerken auf Basis des Stellenplan/ der Personalkostenplanung sowie Zusammenstellung und Prüfung der erforderlichen Unterlagen und Informationen
Abstimmung und Informationsausstausch mit internen Organisationseinheiten
Erstellung und Ausarbeitung von Aktenvermerken unter Berücksichtigung der geltenden Richtlinien, Vorgaben und internen Prozesse
Nachverfolgung des Bearbeitungsstatus, Einholung erforderlicher Freigaben sowie Dokumentation des Bearbeitungsprozesses
Strukturierte Verwaltung, Ablage und Archivierung sowie Sicherstellung einer vollständigen und nachvollziehbaren Dokumentation aller Unterlagen
Mitwirkung bei der laufenden Optimierung der administrativen Abläufe und Unterstützung der Abteilungsleitung und Kolleg*innen im Tagesgeschäft

Your Qualifications::

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung auf Maturaniveau (z. B. HAK, HLW, HBLA oder vergleichbare Qualifikation)
Mehrjährige Berufserfahrung in der qualifizierten Sachbearbeitung oder im Office Management, idealerweise im öffentlichen Bereich oder an einer Universität
Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Word, Excel und PowerPoint, SAP-Kenntnisse von Vorteil
Strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie ausgeprägtes Organisationsgeschick
Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie hohe Serviceorientierung
Selbstständige, verlässliche und gewissenhafte Arbeitsweise
Sehr gute Deutschkenntnisse (mindestens C1) sowie gute Englischkenntnisse (mindestens B2)

What We Offer::

Auf Basis einer Vollzeitbeschäftigung (40 Wochenstunden) und bei mindestens 3 Jahren anrechenbaren Vordienstzeiten beträgt das monatliche Mindestgehalt € 3.053,80 brutto (14 x pro Jahr, KV-Einstufung IIIa, Regelstufe 1)
Stable employer
Attractive campus environment with good public transportation connections
Educational and continual educational opportunities
Paid lunch break
Broad range of on-campus dining services/healthy meals (organic food at the cafeteria)
Exercise and sports classes (USI)
Employee events
…and much more

Application due date::

09/22/2026

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Menschen mit Beeinträchtigung, welche zum "Kreis der begünstigt Behinderten" gehören, werden bei entsprechender Eignung besonders berücksichtigt. Platz für Ihre Zukunft? Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung über unser Jobportal. Für inhaltliche Auskünfte steht Ihnen Frau Barbara Katzenhofer BA MA, T +43 732 2468 3150, E-Mail: barbara.katzenhofer@jku.at zur Verfügung.

Location::

Altenberger Straße 69, 4040 Linz