The world is changing at an ever-faster pace. At the Johannes Kepler University Linz, we work on technologies and the ideas of tomorrow on a daily basis. At the same time, we educate over 27,000 young people to meet the demands of today’s job market. In short, we are Upper Austria’s largest institution for education and research. Are you interested in being a part of shaping the future of Austria’s most attractive campus university? We currently have a job opening for a:

Institutssekretär*in for a 20-hour/week (part-time), permanent position

Organizational unit::

Institut für Angewandte Physik

Entry date::

01.12.2026

Job Reference Number::

137400-2026-002167

Job Duties::

Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsarbeiten im Team: Korrespondenz (englisch und deutsch), Administration von Lehrveranstaltungen, Reiseabwicklung, Personalprozesse, etc.
Unterstützung bei der Administration von Forschungsprojekten sowie bei der Vorbereitung und Durchführung von Projektabrechnungen
Ansprechpartner*in für Mitarbeiter*innen, Studierende und Gäst*innen
Aktualisierung der Institutshomepage und der Forschungsdokumentation
Mitwirkung bei der Planung, Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen

Your Qualifications::

Handelsschulabschluss bzw. abgeschlossene Lehre als Verwaltungsassistent*in, Bürokauffrau*mann oder eine gleichwertige Schulbildung
Sehr gute Beherrschung der deutschen Sprache (Niveaustufe C1) und gute Englischkenntnisse (Niveaustufe B1)
SAP-Kenntnisse
Sehr gute EDV-Kenntnisse, insbesondere mit Standardsoftware (Word, Excel, PowerPoint, Internet, etc.), Kenntnisse von universitätsinternen Programmen sind von Vorteil
Erfahrung in der Büroorganisation sowie kaufmännische Kenntnisse
Hohes Maß an Eigenverantwortung und selbständiger Arbeit
Engagement und Teamfähigkeit sowie offenes und freundliches Auftreten
Kommunikations- und Organisationsgeschick sowie Serviceorientierung

What We Offer::

On the basis of full-time employment (40 hours/week) the minimum salary in accordance with the collective agreement is € 2,620.10 gross per month (14 x per year, CA Job Grade: IIb)
Stable employer
Attractive campus environment with good public transportation connections
Educational and continual educational opportunities
Paid lunch break
Broad range of on-campus dining services/healthy meals (organic food at the cafeteria)
Exercise and sports classes (USI)
Employee events
…and much more

Application due date::

11/04/2026

:

Menschen mit Beeinträchtigung, welche zum "Kreis der begünstigt Behinderten" gehören, werden bei entsprechender Eignung besonders berücksichtigt.

Platz für Ihre Zukunft? Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung über unser Jobportal. Für inhaltliche Auskünfte steht Ihnen Univ.-Prof. Dr. Thomas Klar, T +43 732 2468 9401, E-Mail: thomas.klar@jku.at zur Verfügung.

Location::

Altenberger Straße 69, 4040 Linz